Dans le secteur de l’assurance, la gestion financière est souvent synonyme de tâches administratives lourdes et répétitives. Entre la multiplication des modes de paiement (SEPA, CB, prélèvements automatiques) et l’exigence de réconciliation bancaire, l’enjeu n’est pas de révolutionner vos méthodes, mais de les rendre plus fluides et efficaces grâce à l’automatisation.
Une gestion centralisée de vos flux de primes
Plutôt que de multiplier les saisies, NEO Core vous permet de piloter l’ensemble du cycle de vie d’une prime, de l’appel de cotisation jusqu’au transfert en comptabilité générale. La solution s’adapte à vos processus standards :
- Gestion des primes confiées : NEO Core facilite l’encaissement pour le compte des compagnies et sécurise vos processus de reversement grâce à une comptabilité auxiliaire rigoureuse.
- Suivi des primes non confiées : pour les fonds perçus directement par l’assureur, le logiciel assure le suivi des quittances pour garantir le calcul exact de vos commissions et de vos rétrocessions vers d’autres apporteurs.
- Multi-canal et multi-clients : encaissez par carte bancaire, prélèvement ou virement via une interface unique. Vous pouvez même ventiler un paiement unique sur plusieurs contrats ou clients différents.
Une solution comme NEO Core permet :
- La collecte des fonds via différents canaux.
- Le suivi des impayés et des rejets.
- La ventilation des commissions.
- La mise à jour en temps réel des quittances.
- La transmission des écritures à la comptabilité.
Aussi, pour fluidifier les échanges entre courtiers et compagnies, l’intégration des normes EDI (Échange de Données Informatisé) est un atout majeur de NEO Core. Nous gérons les messages clés pour automatiser votre comptabilité :
- Message 500 (émissions de primes) : intégration automatique des quittances envoyées par la compagnie directement dans NEO.
- Message 502 (bordereau de paiement) : règlement direct de la compagnie via EDI, simplifiant les flux de sortie.
- Message 503 (pointage des commissions) : pointage automatique des quittances « non confiées » comme réglées dès réception des informations de la compagnie.
- Message 504 (gestion des mises en demeure) : mise à jour instantanée du statut des quittances en « mise en demeure », permettant un suivi de recouvrement précis.
Les enjeux d’une gestion comptable optimisée
Une gestion rigoureuse des flux entrants et sortants permet de répondre à quatre défis majeurs :
- La trésorerie : réduire les délais de paiement pour maintenir un fonds de roulement sain.
- La conformité : respecter les normes ACPR et assurer une traçabilité totale des flux financiers.
- L’expérience client : proposer des facilités de paiement (fractionnement) et des interfaces de règlement sécurisées.
- La mobilité bancaire : avec la loi Macron, le changement de banque est facilité. Votre outil de gestion doit être capable d’intégrer rapidement les nouveaux mandats SEPA pour éviter toute rupture de garantie ou rejet de prélèvement.
Automatiser les encaissements et décaissements : levier de croissance
L’utilisation d’un logiciel métier comme celui d’Antenia permet d’éliminer les tâches chronophages et les erreurs de saisie manuelle.
La maîtrise des flux sortants (décaissements)
La gestion financière ne s’arrête pas à la réception des primes. Elle concerne aussi les remboursements (trop-perçus, sinistres) :
- Virement : automatisation des flux de sortie pour une rapidité d’exécution.
- Chèque et lettre chèque : pour les cas où le virement n’est pas possible, la génération automatique de lettres chèques permet d’associer le titre de paiement à un courrier d’accompagnement personnalisé, tout en suivant l’état de l’émission dans votre comptabilité.
L’autonomie via le Selfcare
Le paiement en Selfcare transforme la relation client. En intégrant un tunnel de paiement sécurisé directement dans l’espace client, l’assuré peut régulariser un impayé ou payer sa cotisation en toute autonomie, déclenchant un lettrage immédiat dans votre outil de gestion.
Via l’espace NEO Selfcare, l’assuré devient acteur de son contrat. Il peut régulariser un impayé, payer une quittance ou modifier ses options de fractionnement en toute autonomie et en 24/7. Cela désengorge les services de gestion et accélère l’encaissement.
Comment Antenia transforme votre gestion financière ?
Grâce à notre module de comptabilité, la gestion des encaissements devient fluide et transparente. Notre solution permet :
- Le multi-canal : encaissez par carte bancaire, prélèvement ou virement avec une centralisation unique.
- Le lettrage automatique : notre système effectue le rapprochement d’une ou plusieurs écritures comptables de sens opposé afin de garantir leur correspondance.
- La gestion des relances : automatisation des workflows en cas d’impayés (e-mail, SMS, courrier).
- La gestion des rejets de prélèvements : paramétrage des motifs et enregistrement automatique des rejets dans notre système.
- L’exportation comptable : transfert automatique des écritures vers le logiciel de comptabilité générale
- Encaissement multi-clients : un paiement unique ventilé sur plusieurs contrats appartenant à des clients différents
En automatisant la gestion comptable avec NEO Core, les professionnels de l’assurance renforcent la fiabilité de leurs données et garantissent leur conformité. Dans un marché où la réactivité est reine, transformer sa gestion comptable en un système agile est la clé pour libérer du temps au profit de votre cœur de métier : le conseil et le développement.
