Dans l’assurance, la gestion financière rime souvent avec tâches administratives lourdes et répétitives. Entre la multiplication des modes de paiement (SEPA, carte bancaire, prélèvements automatiques) et l’exigence de réconciliation bancaire, l’enjeu n’est pas de révolutionner vos méthodes, mais de les rendre plus fluides grâce à l’automatisation. Nous suivons ici le parcours d’une prime, de l’appel de cotisation à la commission versée, et ce que NEO Core prend en charge à chaque étape.
Le cycle de vie d’une prime dans NEO Core
Plutôt que de multiplier les saisies, NEO Core permet de piloter l’ensemble du cycle de vie d’une prime, de l’appel de cotisation jusqu’au transfert en comptabilité générale.
- Appel de cotisation. Les quittances sont émises et suivies dans l’outil, avec une mise à jour de leur statut en temps réel.
- Encaissement et lettrage. Le paiement est collecté par carte bancaire, prélèvement ou virement, puis rapproché des quittances.
- Transfert en comptabilité générale. Les écritures sont transmises automatiquement au logiciel de comptabilité générale.
Primes confiées et primes non confiées
La solution s’adapte à vos processus standards. La gestion diffère selon le circuit des fonds.
Les primes confiées. NEO Core facilite l’encaissement pour le compte des compagnies et sécurise vos processus de reversement grâce à une comptabilité auxiliaire rigoureuse.
Les primes non confiées. NEO Core assure le suivi des quittances pour garantir le calcul exact de vos commissions et de vos rétrocessions vers d’autres apporteurs.
Encaisser par tous les canaux
Par carte bancaire, prélèvement ou virement, l’encaissement passe par une interface unique. Un paiement unique peut aussi être ventilé sur plusieurs contrats, y compris ceux de clients différents.
- Collecte des fonds par différents canaux
- Suivi des impayés et des rejets
- Lettrage automatique, qui rapproche des écritures comptables de sens opposé pour garantir leur correspondance
- Relances automatisées par mail, SMS ou courrier en cas d’impayé
- Paramétrage des motifs de rejet de prélèvement, avec enregistrement automatique des rejets
Échanger avec les compagnies par EDI
Pour fluidifier les échanges entre courtiers et compagnies, l’intégration des normes EDI (échange de données informatisé) est un atout de NEO Core. Nous gérons les messages clés qui automatisent votre comptabilité :
- Message 500 (émissions de primes) : intégration automatique dans NEO Core des quittances envoyées par la compagnie.
- Message 502 (bordereau de paiement) : règlement direct de la compagnie via EDI, ce qui simplifie les flux de sortie.
- Message 503 (pointage des commissions) : pointage automatique des quittances non confiées comme réglées, dès réception des informations de la compagnie.
- Message 504 (gestion des mises en demeure) : mise à jour instantanée du statut des quittances en mise en demeure, pour un suivi de recouvrement précis.
Calculer et verser les commissions
NEO Core administre la rémunération des apporteurs, gestionnaires de cotisations et gestionnaires de prestations, de la ventilation des commissions jusqu’au reversement, dans un seul outil.
Tous types de commissions.
Le module prend en charge les commissions linéaires, précomptées et escomptées.
Reversements sécurisés.
Chaque bordereau passe par un circuit de validation avant envoi. Vous pouvez contrôler le statut ORIAS de vos partenaires pour vérifier la validité de leur agrément.
Bordereaux personnalisés.
Vos partenaires vous identifient au premier regard : vous organisez, ajoutez ou supprimez les informations relatives à votre identité visuelle.
La vision des flux à reverser aide enfin à anticiper les décaissements et à piloter le fonds de roulement.
Les enjeux d’une gestion financière optimisée
Une gestion rigoureuse des flux entrants et sortants répond à quatre enjeux.
- La trésorerie. Réduire les délais de paiement pour maintenir un fonds de roulement sain.
- La traçabilité. Historiser chaque opération, de la quittance à l’écriture comptable, pour répondre aux contrôles internes et externes.
- L’expérience client. Proposer des facilités de paiement, comme le fractionnement, et des interfaces de règlement sécurisées.
- La mobilité bancaire. Avec le dispositif d’aide à la mobilité bancaire, changer de banque est facilité. Votre outil de gestion doit intégrer rapidement les nouveaux mandats SEPA pour éviter toute rupture de garantie ou rejet de prélèvement.
Décaissements et paiement en autonomie
La maîtrise des flux sortants
La gestion financière ne s’arrête pas à la réception des primes. Elle concerne aussi les remboursements, qu’il s’agisse de trop perçus ou de sinistres.
- Virement : automatisation des flux de sortie pour une rapidité d’exécution.
- Chèque et lettre chèque : quand le virement n’est pas possible, la génération automatique de lettres chèques associe le titre de paiement à un courrier d’accompagnement personnalisé, tout en suivant l’état de l’émission dans votre comptabilité.
Le paiement en autonomie avec NEO Selfcare
Avec NEO Selfcare, un tunnel de paiement sécurisé est intégré directement à l’espace client. L’assuré peut régler une quittance, régulariser un impayé ou modifier ses options de fractionnement en autonomie, à tout moment. Chaque règlement déclenche un lettrage immédiat dans NEO Core, ce qui désengorge les services de gestion et accélère l’encaissement.
Ce que l’automatisation change au quotidien
Automatiser la gestion des primes, des encaissements et des commissions réduit les ressaisies et fiabilise les données transmises à la comptabilité. Pour situer ces flux dans l’ensemble de la comptabilité technique et générale, consultez notre page dédiée à la comptabilité d’assurance.
