Comment automatiser mes processus pour faciliter mon quotidien pendant une période de forte intensité de travail ?
La fin d’année approchant, les renouvellements et renégociations de contrat vont se succéder, générant ainsi une augmentation significative de l’activité au sein des sociétés d’assurance. Comment faire face à cette période de forte intensité de manière sereine ?
Identification des tâches chronophages, une étape cruciale
Dans un premier temps, il est essentiel d’identifier les tâches chronophages et répétitives que vous ou vos collaborateurs réalisez fréquemment. Ces tâches, bien que nécessaires, ne créent pas toujours de valeur ajoutée et peuvent être sources de frustration en période de forte activité. Parmi ces tâches, on retrouve :
- La relance des impayés
- La collecte des mises à jour de chiffre d’affaires de vos clients
- L’envoi des attestations
- L’établissement de statistiques
Ces tâches ne nécessitent pas d’intervention humaine constante et peuvent être confiées à votre système informatique. L’objectif est donc de libérer du temps pour que vous et vos équipes puissiez vous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
La gestion des relances, un gain de temps considérable
L’une des tâches les plus chronophages, dans les secteurs comme l’assurance, est la gestion des relances pour impayés. Traiter manuellement les impayés est non seulement long, mais cela peut également entraîner des retards et des erreurs, ce qui impacte directement votre trésorerie.
Grâce à la fonctionnalité native de NEO Core, vous pouvez effectuer ces opérations en quelques clics :
- Identifier les quittances en impayés
- Générer un courrier/mail/ sms de relance
- Taguer vos quittances comme relancées
- Affecter une tâche à un gestionnaire pour vérifier la bonne réception des fonds
Cela vous permet non seulement d’automatiser le processus de relance, mais aussi d’assurer un meilleur suivi des paiements, tout en minimisant les erreurs.
L’automatisation des processus, pour simplifier votre quotidien
Au-delà des relances, de nombreuses tâches administratives peuvent être automatisées pour réduire la charge de travail de vos équipes. Parmi les gains de productivité les plus significatifs, on trouve la saisie manuelle des informations et la génération de courriers.
NEO Core, avec son outil Workflow, vous permet de mettre en place des champs à auto-compléter et de générer automatiquement des courriers, e-mails, SMS et bien d’autres tâches.
- Auto-complétion des champs : Lors de la saisie d’informations répétitives, NEO Core peut compléter automatiquement les champs, vous évitant ainsi des erreurs de saisie et des pertes de temps.
- Génération automatique de courriers, e-mails, SMS et tâches : Que vous deviez envoyer une confirmation, un accusé de réception ou une demande, NEO Core génère et envoie automatiquement ces documents.
La planification, clef du succès de cette fin d’année !
Dans un contexte de forte activité, une bonne planification est essentielle. C’est en anticipant les tâches répétitives et en les automatisant que vous pourrez gagner en efficacité. NEO Core vous propose d’automatiser un certain nombre de processus pour vous accompagner tout au long de cette période de forte activité :
- Génération des bordereaux
- Relance des impayés
- Campagnes de communication
- Émission de vos fichiers de prélèvement
- Envoi automatique des résultats de requêtes
- Automatisation de toutes les fonctionnalités que vous effectuez manuellement
En mettant en œuvre ces solutions d’automatisation, vous pourrez non seulement optimiser votre temps et celui de vos collaborateurs, mais aussi améliorer l’efficacité globale de votre société.
