Assurer la conformité des activités déléguées

La directive Solvabilité II impose aux assureurs de contrôler et d’être responsables des opérations techniques et financières qui sont réalisées dans le cadre de leurs activités. Les compagnies qui externalisent entièrement ou partiellement leurs activités doivent veiller à la conformité de leurs délégataires. Cela leur implique un suivi des actions qui sont réalisées par le prestataire afin de mettre en place une cartographie des risques, ainsi que des reportings financiers conformes aux exigences de Solva II.

Au 1er octobre 2018, la Directive de la Distribution d’Assurance entrera en vigueur, cette nouvelle réforme aura d’importantes conséquences sur la relation entre les compagnies et leurs délégataires. Les assureurs devront être en mesure de prouver que l’ensemble des processus de validation imposés par la DDA lors de la distribution d’un produit ont bien été respectés. Ils devront également s’assurer et conserver la preuve que tout a été mis en œuvre par le délégataire pour respecter le devoir de conseil défini par la directive.

Depuis le 25 mai 2018, le Règlement sur la Protection des Données Personnelles doit être pris en compte par les entreprises européennes, ainsi que celles traitant des données de personnes faisant partie des États membres. Les assureurs sont eux aussi concernés par cette nouvelle réglementation qui vise à protéger davantage les personnes ayant accepté de partager leurs données. Les compagnies faisant appel à des délégataires devront s’assurer que leurs prestataires sont en conformité avec le RGPD, et notamment sur le respect des procédures de consentement imposées.

La mise en conformité avec ces réglementations représente un véritable chantier pour les compagnies et leurs délégataires. Dans ce contexte, il est nécessaire de réaliser un état des lieux des process considérés comme étant non-conformes afin de mettre en place des actions correctives.

Mise en place d’applications de gestion des délégataires

Antenia accompagne les assureurs souhaitant sous-traiter une partie de leurs activités en développant un module de gestion des délégataires qui s’implémente avec le système d’information de la compagnie. De la vente en marque blanche à la comptabilité technique, l’application offre une vision 360° des délégataires : fiche synthétique avec leur historique des contacts, des polices, des quittances, ainsi que l’ensemble des éléments financiers.

Côté compagnie, un module de management des conventions de gestion et de distribution centraliser les informations du délégataire et assure un suivi de chaque prestataire. L’intégration complète des flux entrants et sortants du module donne une vision technico-comptable à tous niveaux (contrat, compte client et compte délégataire). La compagnie peut également générer des reportings en conformité avec la directive Solvabilité 2.

Côté délégataire, la mise en place d’outils digitaux contribue à simplifier les échanges d’informations entre l’assureur et ses sous-traitants. Avec le développement d’extranet, certaines opérations de gestion sont confiées aux délégataires habilités et les données saisies sont directement intégrées en temps réel dans le système d’informations de la compagnie.

Que ce soit en commercialisant de nouvelles offres ou en externalisant les processus les plus coûteux, la délégation de gestion offre aux compagnies d’assurance de nouvelles opportunités de croissance. Mais ce système oblige également de mettre en place un suivi des activités du prestataire, c’est d’autant plus le cas aujourd’hui avec l’arrivée des nouvelles contraintes réglementaires. Les compagnies doivent développer les outils informatiques qui fluidifient et la sécurisent les échanges avec leurs sous-traitants.

Pour en savoir plus sur le module délégataire d’Antenia, n’hésitez pas à contacter nos équipes ! C’est par ici.